Introduction
Klaro Cards utilise un modèle de permissions simple mais puissant : vous invitez des personnes dans votre projet, vous les organisez dans des espaces de travail, puis vous contrôlez ce que chaque espace de travail peut faire sur chaque tableau.
Gérer les membres
Inviter quelqu'un
Une invitation peut partir de trois endroits, et l'endroit d'où vous partez
décide de ce que la personne rejoint :
| Depuis | Elle rejoint |
|---|---|
| Paramètres et membres → Membres | Tout le projet — vous choisissez vous-même les espaces de travail |
| Un espace de travail, dans le panneau de gauche | Cet espace, déjà sélectionné |
| Un tableau, depuis les Outils du tableau | Les espaces de travail du tableau |
Partir de l'espace de travail ou du tableau est en général ce que vous voulez :
la personne que vous invitez est invitée à quelque chose, et vous vous épargnez
l'étape qui consiste à se rappeler où la placer.
Quelqu'un qui a déjà un compte
L'invitation commence par une recherche. Les personnes déjà dans le projet
arrivent en premier, puis celles avec qui vous travaillez d'autres projets —
inviter un collègue avec qui vous partagez déjà un autre projet prend un clic et
aucune frappe.
Quelqu'un de nouveau
Nouvel utilisateur demande un prénom, un nom et un email, puis
Sélectionner les espaces de travail — ou Tout le projet pour la mettre
partout. Nouvel espace de travail en crée un sur place si la bonne audience
n'existe pas encore.
Toute une liste d'un coup
Inviter plusieurs personnes à la fois accepte un bloc d'adresses email
séparées par des virgules ou des retours à la ligne — collez la colonne de votre
tableur. Tout le monde dans la liste reçoit les mêmes espaces de travail, ce qui
est exactement ce qu'il faut pour accueillir une équipe, et pas du tout ce qu'il
faut pour un invité ponctuel.
La personne invitée reçoit un email avec un lien de connexion, valide pendant
7 jours.
États d'un membre
Après l'invitation, un membre passe par ces états :
| État | Signification |
|---|---|
| Unlinked | Membre créé, aucune invitation envoyée |
| Invited | Email envoyé, en attente de la connexion |
| Active | La personne a rejoint le projet et a un compte |
| Suspended | Membre supprimé temporairement (peut être restauré) |
Assigner des membres aux espaces de travail
Un espace de travail regroupe des tableaux et contrôle qui peut les voir. Chaque membre peut appartenir à un ou plusieurs espaces de travail — considérez-les comme des équipes ou des audiences : « Marketing », « Développement », « Partenaires externes ».
Pour gérer l'appartenance aux espaces de travail :
- Allez dans Paramètres et membres → Espaces de travail
- Cliquez sur Modifier l'espace de travail sur l'espace que vous souhaitez configurer
- Ajoutez ou retirez des membres
Un membre ne voit que les tableaux des espaces de travail auxquels il appartient.
L'espace de travail Admins
Chaque projet possède un espace de travail Admins intégré. Les membres de cet espace sont les administrateurs du projet — ils peuvent gérer tous les tableaux, tous les espaces de travail et tous les membres, indépendamment des autres paramètres de permissions.
Le propriétaire du projet est automatiquement admin. Ajoutez d'autres personnes à l'espace Admins avec parcimonie — uniquement celles qui ont besoin d'un contrôle sur l'ensemble du projet.
Supprimer un membre
Allez dans Paramètres et membres → Membres, trouvez le membre et supprimez-le. La suppression est douce — le membre est suspendu et peut être restauré ultérieurement. Ses cartes et son historique d'activité sont conservés.
Note : Vous ne pouvez pas supprimer le propriétaire du projet. Transférez d'abord la propriété (voir ci-dessous).
Transférer la propriété
Le propriétaire du projet est un rôle spécial — il ne peut y en avoir qu'un seul. Pour le transférer :
- Assurez-vous que la personne cible est déjà dans l'espace Admins
- Utilisez Transférer la propriété depuis les paramètres du projet
L'ancien propriétaire reste admin mais n'est plus propriétaire.
Gérer les accès aux tableaux
Niveaux de permission
Chaque espace de travail a un niveau de permission sur chaque tableau. Il y a quatre niveaux :
| Rôle | Peut voir | Peut modifier les cartes | Peut gérer le tableau |
|---|---|---|---|
| Forbidden | Non | Non | Non |
| Viewer | Oui | Non | Non |
| Contributor | Oui | Oui | Non |
| Manager | Oui | Oui | Oui |
Un Viewer peut consulter les cartes et les tableaux mais ne peut rien modifier. Un Contributor peut créer, modifier et supprimer des cartes. Un Manager peut aussi modifier les paramètres du tableau, configurer les dimensions et inviter des personnes.
Configurer les accès
Pour définir qui peut accéder à un tableau et à quel niveau :
- Ouvrez le menu Outils du tableau
- Allez dans Collaboration → Qui peut voir ce tableau ?
- Pour chaque espace de travail, sélectionnez un niveau de permission
Important : Au moins un espace de travail doit avoir la permission Manager sur chaque tableau, pour que quelqu'un puisse toujours le configurer.
Espaces de travail multiples
Si un membre appartient à plusieurs espaces de travail qui ont des permissions différentes sur le même tableau, la permission la plus élevée l'emporte.
Exemple
| Espace de travail | Sprint Tasks | Client Reports |
|---|---|---|
| Développeurs | Contributor | Viewer |
| Managers | Manager | Manager |
| Clients | Forbidden | Viewer |
Ici, les développeurs peuvent modifier les tâches mais seulement lire les rapports. Les clients peuvent voir les rapports mais ne voient même pas le tableau de sprint. Les managers ont un contrôle total partout.
Modifier ce que quelqu'un peut faire
Les permissions sont contrôlées via les espaces de travail, pas directement sur le membre. Pour modifier l'accès de quelqu'un :
- Ajoutez-le ou retirez-le d'un espace de travail, ou
- Modifiez le niveau de permission de l'espace de travail sur des tableaux spécifiques
Conseils
- Concevez d'abord les espaces de travail — organisez-les autour des équipes ou des rôles, puis assignez les permissions de tableau par espace de travail
- Invitez depuis l'endroit où la personne va travailler — partir de l'espace de travail ou du tableau vous évite de choisir les espaces deux fois
- Utilisez Viewer pour les parties prenantes — invitez les clients ou dirigeants en tant que Viewers pour qu'ils puissent suivre l'avancement sans risquer de modifier quoi que ce soit
- Vérifiez depuis le tableau — utilisez « Qui peut voir ce tableau ? » pour vérifier qui a accès et à quel niveau