Envoyer des emails pour créer des cartes

Configuration

Votre tableau de bord peut transformer des emails en cartes automatiquement. Pour activer la fonctionnalité, allez dans le menu Outils du tableau > Extension et cliquez sur Envoyer des emails au tableau > Configuration :

Dans le dialogue qui s'ouvre, activez la fonctionnalité. Vous pouvez modifier l'adresse email si vous le souhaitez. Comme toute adresse email, vous vous exposez au spam si vous la rendez publique. Nous avons cependant un filtre anti-spam mais ne pouvons garantir qu'il réussira toujours :

Et voilà. Envoyez des emails à cette adresse et Klaro Cards les convertira en cartes dans votre tableau de bord.

Mapping par défaut

Par défaut, le mapping ci-dessous s'applique. Les sections suivantes expliquent comment aller plus loin et remplir automatiquement les dimensions de vos cartes.

Pièces jointes

Cette section de l'écran vous permet de configurer la gestion des pièces jointes :

• La première option permet d'enregistrer chaque pièce jointe de l'email comme pièce jointe de la carte Klaro
• La seconde option sauvegarde l'ensemble de l'email et tous ses attachements comme fichier .eml attaché à la carte

Activer les deux options ensemble double l'espace de stockage nécessaire à vos cartes. Evitez si possible.

Définir les valeurs des dimensions

Bien sûr, vous voudrez peut-être aller plus loin et catégoriser automatiquement vos cartes en utilisant la puissance des dimensions Klaro Cards. Il y a trois façons de le faire : via les filtres du tableau de bord, via un YAML frontmatter, ou via un script Elo.

Filtres du tableau de bord

Comme d'habitude dans Klaro Cards, les filtres du tableau de bord fournissent les valeurs par défaut qui seront utilisées lors de la création de nouvelles cartes. Cela signifie que si vous envoyez des emails à un tableau de bord qui définit des valeurs spécifiques pour des dimensions spécifiques, votre carte sera automatiquement enrichie, sans effort supplémentaire.

Par exemple, si les filtres affichés ci-dessus font partie de la définition du tableau de bord, alors tout email envoyé à ce tableau créera des cartes avec les dimensions suivantes :

YAML Frontmatter

Il est parfois utile de laisser l'email entrant définir les dimensions de la carte. La technique précédente n'est d'aucune aide dans ce cas. Pour cette raison, Klaro Cards supporte un data frontmatter dans le corps de l'email, largement inspiré des techniques standard de Github, Jekyll ou Astro.

Klaro Cards reconnaît un frontmatter valide dans le corps de l'email, qui associe des noms de dimensions à des valeurs. Par exemple, un email dont le corps ressemble à ceci :

---
Category: Discover
Progress: Todo
---
Et du texte

Produira le mapping suivant :

Le frontmatter a la priorité la plus élevée et écrasera le mapping par défaut. De cette façon, vous pouvez choisir le titre et le sous-titre de la carte si vous le souhaitez. Par exemple, le corps d'email suivant vous permet de choisir entièrement le titre de la carte et de contourner le sous-titre :

---
Card title: Une idée brillante
Card subtitle:
---
Et du texte

Script Elo

Si vous souhaitez aller plus loin, par exemple inclure de la logique pour mettre des valeurs de dimensions, vous avez l'occasion d'écrire un petit script Elo.

L'expression doit renvoyer un Tuple pour la carte, dont les clefs sont les codes de vos dimensions, les valeurs sont soit des valeurs (date, nombre), soit l'identifiant ou le label d'une valeur (pour toutes les autres dimensions, par exemple vos propres listes).

Par exemple, si vous avez une dimension Priorité et une dimension Département, vous pourriez faire ceci :

{
  priorite: if contains(_.subject, 'urgent') then 'Haute' else 'Normale',
  departement: 'RH'
}

Les données reçues en entrées (_) sont les informations de l'email, qui ont le schéma Elo ci-dessous. L'auto-complétion de Klaro Cards vous aidera :

Address = {
  address :? String
  name    : String
}

Email = {
  subject     :? String
  from        :? { value: [Address], text: String }
  to          :? { value: [Address], text: String }
  cc          :? { value: [Address], text: String }
  date        :? Datetime
  messageId   :? String
  inReplyTo   :? String
  text        :? String
  html        :? String
  attachments :? [{ filename :? String, contentType: String, size: Int }]
}

Pour les clefs du Tuple, vous pouvez trouver le code des dimensions et des valeurs dans l'écran de configuration d'une dimension:

Questions fréquentes

• Combien d'emails puis-je envoyer à mon tableau de bord ?

  Il n'y a pas de limite stricte et notre architecture est conçue pour passer à l'échelle. Si vous prévoyez d'utiliser la fonctionnalité massivement, veuillez contacter notre équipe de support pour que nous puissions ajuster vos paramètres pour la meilleure expérience possible.

• Puis-je avoir les pièces jointes des emails automatiquement attachées à mes cartes ?

  Oui, veuillez simplement contacter le support, pour que nous puissions vérifier vos paramètres de sécurité afin d'éviter de surcharger votre utilisation de données.

• Puis-je aller au-delà des options présentées pour catégoriser automatiquement mes cartes ?

  Bien sûr. Veuillez contacter le support, nous pouvons lire les pièces jointes Excel, demander à l'IA de catégoriser automatiquement en fonction du contenu, ou tout ce que vous souhaitez.

Résumé

• Créez un email par tableau de bord en activant l'extension.
• Soyez conscient que cela peut exposer votre tableau de bord au spam.
• Les filtres du tableau de bord enrichissent automatiquement les cartes, utilisez-les !
• Créez plusieurs configurations d'enrichissement avec différents tableaux de bord, chacun avec une adresse email.
• Utilisez le data frontmatter pour permettre à l'expéditeur de toucher des dimensions spécifiques s'il le souhaite.
• Réfléchissez à deux fois avant de rendre votre adresse email publique car cela pourrait être un problème de sécurité.
• Pensez à utiliser cette fonctionnalité avec des outils comme Tally.so si vous voulez collecter de l'information publiquement.